Det finns ingen patentlösning på produktivitet. Det är det korta och det långa. Om du tror att ett enda magiskt råd kommer att få dig att sluta prokrastinera under arbetsdagen, oavsett om det är hemma eller på kontoret, får du tänka om.
Som sagt, det finns beprövade strategier för att förbättra sig. Det finns sätt att ompröva hur du arbetar, ritningar för att besegra prokrastinering och lärdomar att dra om organisation och att skapa rätt tankesätt.
Skriv din lista
Oavsett om du tar intryck av David Allens banbrytande ”Getting Things Done” eller Francesco Cirillos tidlösa tidshanteringssystem ”The Pomodoro Technique”, är nyckeln till en mer produktiv arbetsdag hur du hanterar din att göra-lista. Men vänta en sekund. Gå inte i den gamla fällan och gör en lista – fyll den med saker du vill få gjorda – utan någon särskild ordning och utan någon förklaring till hur du ska ta dig an de vaga åtgärdspunkterna du har skrivit ner.
Det första du bör tänka på är: skulle min lista kunna vara kortare? Svaret är förmodligen ja. Ha en mindre-är-mer-strategi. Fundera på vad som verkligen behöver göras, hur lång tid en uppgift brukar ta och hur du ska ta dig an den specifika uppgiften. Större uppgifter bör delas upp i mindre, till exempel kommer ”skriva en rapport” utan tvekan att kräva en del planering, research och faktakontroll. Hur lång tid kommer var och en av dessa aspekter att ta?
En av de mest användbara lärdomarna från Allens arbete är att ha en ticker-lista. Denna lista kan vara en samling av saker du vill få gjorda; långsiktiga projekt som du kan sammanställa i bakgrunden och komma tillbaka till utan att använda värdefull mental energi och fokus; den typ av tankar som tar dig bort från det du verkligen behöver göra.
Ta regelbundna pauser
Det här är en svår vana att ta till sig när man arbetar i miljöer med högt tryck där förväntningarna är att maximera varje sekund. Men tänk på det på ett annat sätt: hur många gånger har du kommit på dig själv med att stirra på skärmen? Tankarna har frusit fast. Oförmögen att logiskt arbeta dig igenom nästa uppgift eftersom det är så mycket som snurrar runt i huvudet. Bara för att du tekniskt sett arbetar betyder det inte att du är produktiv.
Lösningen är att arbeta i intervaller om 20 till 25 minuter. De mest produktiva och framgångsrika människorna på jorden svär vid detta – oavsett om de är författare, Silicon Valley-entreprenörer eller företagsledare.
Att arbeta i sprintar är vetenskapligt grundat. Din optimala uppmärksamhetstid är mellan 20 och 40 minuter beroende på vilken studie du läser, och efter det får din hjärna svårare att fokusera. Genom att ta bara fem minuter för mental återhämtning mellan varje sprint ger du hjärnan den avgörande tid den behöver för att bearbeta det du har gjort och fylla på med energi inför nästa arbetsmoment. Om du arbetar hemifrån kan du till och med ta en promenad eller springa.
En studie från den amerikanska luftfartsmyndigheten visade att korta pauser mellan längre arbetspass resulterade i en 16-procentig förbättring av medvetenhet och fokus. Tänk dig att få ut den typen av ökad effektivitet av var och en av dina arbetsdagar.
Ät grodan
Som Mark Twain en gång sa: ”Ät en levande groda direkt på morgonen så kommer inget värre att hända dig resten av dagen.” Detsamma gäller för de uppgifter du behöver göra – eller mer realistiskt, de uppgifter du inte vill göra.
Hur många gånger laddar du din uppgiftslista med övningar för att kryssa i olika rutor? Vi har säkert varit där. Men nyckeln till produktivitet är att ta itu med de saker du inte vill göra tidigt på dagen, när du är som mest fokuserad och energin är på topp.
Självhjälpsgurun Brian Tracy visste detta alltför väl och därför utgjorde metaforen ryggraden i hans bästsäljande tidshanteringssystem, ”Eat That Frog! Få mer av det viktiga gjort”. Grodor är inte bara uppgifter som du inte vill göra, de är också de uppgifter som mest sannolikt kommer att gynna dig och tillföra värde.
E-post kan vänta
En av de största produktivitetsdödarna genom tiderna är e-post, vars utmaningar har tagits till nästa nivå i och med sociala mediers allestädesnärvaro. Meddelanden är lätta att stänga av, men det är svårare att stänga av e-post eftersom det är en så central del av våra arbetsdagar. X och Instagram är liknande hot mot produktiviteten, men e-post står på en professionell piedestal.
Men om du kan minska den tid du ägnar åt att titta på (och sedan hantera) e-post kommer du att skörda frukterna: en studie från University of California Irvine visade att även när arbetstagare bara kortvarigt tittade på sin e-post tog det i genomsnitt 23 minuter för dem att fokusera på den ursprungliga uppgiften igen.
För att undvika denna typ av tidsspillan bör du för det första bestämma specifika tider för att kontrollera och svara på e-post. Vi rekommenderar förmiddag eller lunch, efter att du har slutfört dagens viktigaste uppgifter (se ”Ät grodan”), och en timme innan du avslutar dagens arbete (vilket kan hjälpa dig att sammanställa din lista över prioriterade uppgifter för morgonen därpå). Om e-postmeddelandet är så brådskande kommer avsändaren inte att ta sig tid att skriva ett meddelande till dig, de kommer att ringa dig.
För det andra, ställ in ett autosvar för när du är upptagen – produktivitetsgurun Tim Ferris svär vid det.
För det tredje, organisera din inkorg. Ha mappar för det som omedelbart kan åtgärdas, skapa mappar för uppgifter som behöver skjutas upp (det är mindre stressigt om du vet var du kan hitta dem senare) och radera omedelbart allt som inte är viktigt.
Sömn
Produktivitet handlar inte bara om vad du gör när du sitter vid skrivbordet. Produktivitet handlar om vad du gör för att stödja din dagliga verksamhet. En förutsättning för detta är god sömn. Att sikta på åtta timmar per natt, ha en rutin innan läggdags där du informerar kroppen om att det är dags att varva ner inför läggdags och förbättra din sömnmiljö är alla viktiga steg för att bli mer produktiv under dagen.
Att förbättra din sömnmiljö kan innebära att dämpa belysningen, lyssna på lugnande musik, ta ett bad eller en dusch (den efterföljande sänkningen av kroppstemperaturen hjälper dig att somna), undvika skärmar och hålla telefonen borta från dig kommer att hjälpa din sömn och förbereda dig för nästa arbetsdag.
Var inte heller rädd för att ta en tupplur om du arbetar hemifrån. Forskning har visat att korta tupplurar kan förbättra vakenhet, mental funktion och produktivitet.
Förbered dig kvällen innan
Förberedelser är nyckeln till en produktiv dag och ett praktiskt tips när det gäller förberedelser är att ställa in din arbetsdag kvällen innan. Vi har alla varit med om det, en nystartad morgon, fortfarande halvsovande. Man dyker rakt in i mejlkorgen för en morgonskål av kaos, fastnar i det, gör en lista över vad man faktiskt behöver göra, sätter igång och det är lunchtid innan man vet ordet av.
Att avsätta lite tid i slutet av föregående arbetsdag – oavsett om det handlar om att sätta upp en att göra-lista eller bara se till att skrivbordet är rent, snyggt och redo för nästa dag – är en trevlig liten vana att ta till sig. Det sparar tid morgonen därpå och gör att du snabbare kommer in i ett produktivt flow, utan onödiga distraktioner och hinder.
Idén kommer från James Clear’s ”Atomic Habits”, där han talar om att förbereda sin miljö så att den är optimerad för bättre vanor. Det kan innebära att du lämnar en bok på en viss plats för att uppmuntra till läsning eller att du lämnar dina träningskläder på byrån varje morgon för att uppmuntra dig att träna.
Skilj dig från din telefon
Upprepa efter oss: du är inte din telefon. Du kan separera dig från din telefon. Det kan kännas som att skära av sig en kroppsdel i dagens läge, men att ta bort telefonen från din arbetsplats kan göra underverk för din produktivitet.
Sätt på hög volym i ett annat rum och välj en aviseringsprofil som begränsar aviseringar till nödvändig kommunikation. Du kan fortfarande vara uppkopplad men det minskar frestelsen att scrolla och förhala.
Om du känner dig modig kan du stänga av den helt. Du kan alltid slå på den igen om några timmar när du är klar med den uppgift du koncentrerar dig på. Att ta sig ur ett telefonberoende är en grundpelare för att vara produktiv.
Optimera din miljö
Detta kan vara ett tveeggat svärd ibland. Du kan bli alltför upphängd på hur du placerar ditt skrivbord, vilken skrivbordslampa du ska köpa och mikroergonomin i din skrivbordsstol. Allt vi kan säga om detta är att öppna ett fönster då och då. I en UCL-studie från 2021 fann forskare som studerade fyra våningar på ett stort internationellt teknikföretags huvudkontor i London att mindre kontor och fönsterutsikt förbättrade produktiviteten.
Gör vad du vill med det, men jag har själv upplevt att det är uppfriskande att öppna ett fönster och släppa in lite luft, och att det hjälper till att förbättra vakenheten. Detta stöds av studier som visar att ökad luftkvalitet förbättrar den kognitiva prestationsförmågan. Naturligt ljus anses dessutom minska ansträngningen för ögonen.
Stå upp
Slutligen, ännu enklare men inte mindre viktigt. Se till att stå upp var 20-30:e minut. Om du har förmånen att sitta i en fin kontorsstol med fotstöd hela dagen är det bra för dig. Det kommer att göra underverk för din hållning och andning. Om du ser till att du sitter rakt, och vid behov ställer skärmen på en höj- och sänkbar ställning så att den är i ögonhöjd, kommer du att förbättra din hållning och förhindra att du hamnar i en hopsjunken position som trycker på diafragman och gör din andning mindre effektiv.
Tjusig stol eller ingen tjusig stol, stå upp då och då. Smartklockor som uppmanar dig att stå upp och framsynta företag som installerar ståbord är ingen slump. Du andas bättre när du står upp och det innebär mer syre till hjärnan, vilket i sin tur innebär bättre funktion.
Det är en enkel lösning, men lägg till den i din arsenal så blir allt bättre.
